為規范檔案管理，特制定本制度。

一、歸檔范圍

年度總結、職位責任書、大事記、會議記錄、請示發文、黨支部（工會）、動態信息、簡報（信息）、財務預算、組織機構沿革、社團年檢、各項規章制度、實物、活動項目檔案、合同檔案

二、檔案管理員的職責

“齊全完整”、“安全保密”、“使用方便”

三、資料的收集與整理

1.單位的歸檔資料實行 “年度歸檔”制度，即：每年六月份為年度歸檔期。

2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員根據上級要求實施檔案歸檔整理。秘書處應積極配合與支持。

四、檔案的借閱

1.借閱檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。

2.檔案借閱者必須做到：

（1）愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

（2）嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

（3）需要帶回使用的檔案，需經領導批準，不準橫傳、私自外借，不準帶入公共場所。

（4）借出的案卷一般不能超過七天，如延期使用，需補辦延期手續。

（5）借出或還回的案卷，必須嚴格履行登記、注銷和檢查手續，當面點清，如發現差錯，及時追究責任，并采取補救措施。

五、檔案室管理制度

1.檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經常通風。

2.檔案室內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品，嚴禁使用電器。

3.檔案柜需上鎖，非檔案管理人員禁止查看。

4.查閱檔案，檔案柜隨走隨關，班前班后要經常檢查，嚴防檔案丟失和意外事故發生。

5.檔案采用電子雙備份制度（工作電腦、電腦硬盤），每季度更新備份一次。

六、附則

本制度由北京健美操體育舞蹈協會第八屆第三次常務理事會審議通過；由理事會負責解釋。

北京健美操體育舞蹈協會

2020年7月15日

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